Hello，大家好，最近总是有好多人问到:自己是excel新手，日常工作中需要掌握哪些功能，才能提高工作效率？

我问过后发现它们需要处理的数据量都是特别的大，大多数遇到的都是一些简单的数据核对，查找，求和之类的问题。我总结了下，觉得只需要掌握3个功能加3个函数，即可搞定工作中遇到的80%的问题，下面就让我们来看下具体是哪些功能与函数吧

一、选择性粘贴

当复制数据后我们只要点击鼠标右键就能在菜单栏中看到选择性粘贴，也可在开始功能组中点击粘贴，可以进入选择性粘贴的界面选择性粘贴功能上大致可以分为2类，一类是粘贴数据格式，另一类是粘贴运算，它的使用非常的简单我们只需要选择想要粘贴的数据格式即可，下面就让我们来get一些它的小技巧

1. 数据核对

选择性粘贴可以用于数据核对，只不过需要数据的位置是一模一样的，首先我们选择表1的数据复制它，然后点击表2中对应的位置，点击鼠标右键找到选择性粘贴，然后在运算中选择减即可，这样的话就结果不是0的就是差异的数据

2. 批量计算

批量计算的方法与数据核对的方法类似，比如在这里我们想要为考核得分批量增加5分，只需要在旁边输入一个5，然后复制它，选择需要批量计算的区域，在选择性粘贴中找到运算，选择加即可

3. 快速转换数据行列位置

快速转换行列位置称之为转置，我们只需要复制数据，然后在选择性粘贴中勾选转置即可

除了上面举的三个例子之外，选择粘贴还能粘贴数据的颜色，边框，宽度等，只需要选择对应的选项即可，大家可以动手实际操作下

二、条件格式

条件格式这个功能，这里主要用作数据标记颜色，这个功能可以快速的对数据填充颜色，这样的话我们就不用一个一个的手动标记了，在这里跟大家演示下2个操作技巧

1. 为相同的数据标记颜色（也可用于查找重复值）

首先选择数据区域，然后点击条件格式，找到突出显示单元格规则，在这里我们选择等于，然后社会为我这个字，点击确定，这样的话相同的数据就会被填充为红色

2. 对某一个数据区域填充颜色

我们只需要在突出显示规则中找到介于，然后设置一个自己想要填充颜色的数据区域即可

我们还可以调件格式还可以设置数据条，图标集来达到数据可视化的效果，操作也很简单，只需选择数据然后选择数据条即可

三、快速填充，Ctrl+E

快速填充可以根据我在数据旁边设置的数据模板，来自动的生成数据，它的作用非常多，可用于数据提取，据合并，更改数据格式等，但是这个功能需要版本的支持，excel最低2013版本，wps需要2019版本，它的操作非常的简单，只需要在旁边输入模板，然后按下Ctrl+e即可批量生成数据

1. 身份证号码提取出生日期

只需在第一个数据的旁边数据想要提取的出生日期，然后点击数据找到快速填充点击一下即可，也可用于快速Ctrl+E

2. 设置数据格式

在这里以设置手机号码为例，首先在旁边输入模板，然后按Ctrl+e即可

这个功能虽然简单好用，但是如果数据源杂乱无章的话，有可能提取到错误的数据

四、vlookup函数

说到数据查询，很多人都会想到vlookup函数，他的操作非常简单，功能却十分的强大，是excel最成功的函数之一。下面就让我们来了解下它的基本用法

Vlookup函数它是一个数据查询函数，可以根据查找值在数据区域中找到对应的结果

语法：=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

第一参数: lookup_value,就是我们需要查找的值

第二参数：table_array，就是我们需要查找的数据区域

第三参数：col_index_num，它是一个正整数，就是我们需要查找的数据在查找区域的第几列

第三参数：range_lookup查找方式，在这里它的查找方式有2种，一种是true（可用1代替）表示近似匹配，另一种是false（可用0代替）表示精确匹配

下面就通过一个例子来演示下这个函数，如下图我们需要查找橙子的单价，只需要将公式设置为：=VLOOKUP(D2,A2:B5,2,FALSE)

第一参数：D2，代表查找值，就是橙子所在的单元格位置

第二参数：A2:B5，代表查找区域，这个就是单价表的位置区域

第三参数：2，因为在这里我们要查找橙子的单价，在数据表中，单价在第二列，所以设置为2

第四参数：false，表示精确匹配。现阶段，大家只要接的将其设置为false即可

五、if函数

if函数它是一个逻辑判断函数，可以根据给定条件的对错返回相应的结果

语法：= IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

第一参数logical_test，表示条件表达式，条件的结果只有两种，对和错

第二参数：value_if_true：当条件正确时候返回的值

第三参数：value_if_false：当条件错误时候返回的值下面通过一个实际的例子来演示下这个函数，如下图，我们想要判断是否及格，只需要将公式设置为：=IF(B2>=60,"及格","不及格")，然后点击确定向下填充即可

第一参数：B2>=60，它就是条件，b2是成绩所在的单元，在这里就是判断成绩是不是大于60

第二参数：及格，如果条件正确，成绩大于60，就会返回及格

第三参数：不及格，条件不正确，成绩没有大于60，就会返回不及格

六、sumif函数

sumif函数是一个条件求和函数，它可以根据给定的条件返回相应的求和结果

语法：=SUMIF(range，criteria，sum_range)

第一个参数：Range，用于条件判断的单元格区域。

第二个参数：Criteria，求和条件，也可以是由数字、逻辑表达式等组成的第

三个参数：Sum_range ，实际求和区域下面让我们通过一个例子来演示下，如下图我们需要计算行政部的薪资总和只需要将公式设置为：=SUMIF(C2:C20,"行政部",E2:E20)

第一参数：C2:C20，用于判断的数据区域，也就是部门列

第二参数：行政部，判断条件，直接输入行政部即可

第三参数：E2:E20，实际求和区域。也就是薪资所在的数据区域以

上就是今天分享的全部内容，新手掌握这3个功能与3个函数，就能解决工作中出现的许多问题

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